В целях реализации плана мероприятий по повышению качества государственных услуг, предоставляемых Росреестром, утверждена стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел, так называемая ретроконверсия.
С ростом количества поданных документов для получения государственных услуг Росреестра, хранение таких документов в бумажном виде приводит к постоянной потребности увеличения площадей архивохранилищ, а также к затруднению текущей регистрационной и учетной деятельности. Кадастровая палата принимает участие в работе по переводу в электронную форму документов, созданию централизованных архивохранилищ бумажных документов для дальнейшего эффективного архивного хранения в бумажном виде документов и созданию электронных архивов документов с целью оперативного использования документов в электронной форме.
Кадастровые дела – это документы, на основании которых соответствующие сведения о технических характеристиках объектов недвижимости были внесены в Единый государственный реестра недвижимости (ЕГРН).
Перевод хранящихся документов в электронный вид включает в себя перекомплектацию кадастровых дел, сканирование бумажных документов с последующей загрузкой в хранилище. Результатом ретроконверсии является наличие электронного образа документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника органа кадастрового учета (сотрудника кадастровой палаты).
В архиве Филиала федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии» по Ульяновской области по состоянию на 01.01.2017 года на хранении находится 397 807 кадастровых дел, 218 372 из которых уже переведены специалистами кадастровой палаты в электронный вид, что по состоянию на 31.01.2019 составляет 54,89 % от общего количества.
Самым значимым в хранении информации в электронном виде является то, что все сведения собраны в одном месте, любой документ за любой период можно найти за считанные минуты и хранить электронный архив можно столетиями.
Наличие электронных архивов существенно ускоряет сроки проведения учетно-регистрационных процедур, что отражается на общем уровне качества сервисов и услуг Росреестра, предоставляемых населению. Кроме того, создание электронного архива способствует оперативному межведомственному взаимодействию и обслуживанию населения по экстерриториальному принципу.
Работы по осуществлению Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму кадастровых дел в настоящее время продолжаются.
Информация предоставлена Филиалом ФГБУ «ФКП Росреестра» по Ульяновской области
